در بسیاری از کسبوکار ها، نگهبانی فقط «کنترل تردد» نیست؛ نگهبان در نقطهای میایستد که به حساس ترین بخش های مجموعه نزدیک است: مسیر های ورود و خروج، ساعت های کاری، نقاط کور، انبار، مسیر انتقال کالا، الگوی رفتوآمد مدیران، حتی اطلاعات مشتریان و پیمانکاران. اگر این داده ها حتی به صورت ناخواسته به بیرون درز کند، نتیجه میتواند از یک آسیب اعتباری تا خسارت مالی جدی باشد.
برای همین است که در همکاری با موسسه حفاظتی مراقبتی، داشتن یک بند محرمانگیه شفاف و اجرایی، تشریفات نیست؛ ستون اصلی امنیت اطلاعات است. در این مقاله، هم اصول بند محرمانگی را به زبان ساده و کاربردی مرور میکنیم، هم در انتها متن آماده میدهیم تا بتوانید مستقیم داخل قرارداد نگهبانی قرار دهید.
چرا بند محرمانگی در قرارداد نگهبانی حیاتی است؟
از نگاه یک صاحب کسبوکار، سه دسته اطلاعات بیشترین ریسک را دارند:
-
اطلاعات عملیاتی و امنیتی
مثل محل دوربین ها، شیفت ها، مسیر گشت، نقاط ضعف، کلید ها، رمز ها، رویه های ورود و خروج. -
اطلاعات تجاری و مالی
مثل لیست مشتریان، قیمت ها، قرارداد ها، برنامه های توسعه، موجودی انبار، زمان بندی حملونقل. -
اطلاعات شخصی
مثل اطلاعات کارکنان، شماره ها، آدرس ها، برنامه تردد مدیران یا مهمانان ویژه.
اگر بند محرمانگی دقیق نباشد، در زمان تخلف معمولاً این اختلاف ایجاد میشود «این اطلاعات محرمانه محسوب میشد یا نه؟» و همین جمله، مسیر پیگیری را سخت میکند.
بند محرمانگی خوب چه ویژگی هایی دارد؟
یک NDA کاربردی برای نگهبانی باید این موارد را روشن کند:
-
تعریف دقیق اطلاعات محرمانه (با مثال)
-
دامنه تعهد: فقط نگهبان یا کل نیرو های درگیر و پیمانکاران؟
-
نحوه استفاده مجاز: فقط برای انجام وظایف نگهبانی
-
ممنوعیت ها: عکس و فیلم، گفتگو با افراد ثالث، انتشار در شبکه های اجتماعی
-
مدت تعهد: در طول قرارداد و بعد از پایان همکاری
-
استثنا ها: موارد قانونی، دستور مقام صالح، اطلاعات عمومی
-
ضمانت اجرا: خسارت، فسخ، پیگیری حقوقی
-
الزام گزارش دهی حادثه محرمانگی: اگر چیزی لو رفت، چه زمانی و به چه کسی اطلاع دهد
بند محرمانگی در نگهبانی (NDA): متن آماده و کاربردی
این متن را میتوانید به عنوان «ماده محرمانگی» در قرارداد نگهبانی قرار دهید و فقط بخش های داخل [کروشه] را مطابق شرایط خودتان تکمیل کنید.
ماده[x]: تعهد محرمانگی و عدم افشا (NDA)
-
تعریف اطلاعات محرمانه
کلیه اطلاعات و داده هایی که به هر شکل در چارچوب اجرای موضوع قرارداد در اختیار موسسه یا نیرو های معرفیشده قرار میگیرد یا در محل کارفرما مشاهده میشود، از جمله: اطلاعات امنیتی و حفاظتی (نقشه و جانمایی دوربین ها و سنسور ها، مسیر های تردد، شیفت بندی، دستورالعمل های حفاظتی، نقاط کنترل و گشت، کلید ها و کد ها و رمز ها)، اطلاعات تجاری و مالی (فهرست مشتریان، قیمت ها، قرارداد ها، موجودی انبار، برنامه های حملونقل و تحویل)، و اطلاعات شخصی کارکنان و مراجعین، اطلاعات محرمانه محسوب میگردد؛ اعم از اینکه به صورت شفاهی، کتبی، تصویری، فایل، پیامرسان، یا از طریق مشاهده میدانی دریافت شده باشد. -
دامنه تعهد
موسسه متعهد است این ماده را به کلیه نیرو های به کار گرفته شده در پروژه (اعم از ثابت، شیفتی، پشتیبان، سرپرست) ابلاغ نموده و مسئول حسن اجرای آن باشد. تعهد محرمانگی شامل هرگونه دسترسی مستقیم یا غیرمستقیم نیرو ها به اطلاعات کارفرما است. -
حدود استفاده مجاز
موسسه و نیرو های معرفیشده صرفاً مجازند اطلاعات محرمانه را در حد ضرورت و فقط برای انجام وظایف قراردادی استفاده نمایند. هرگونه استفاده خارج از موضوع قرارداد ممنوع است. -
ممنوعیت افشا و انتشار
موسسه و نیرو های معرفیشده متعهدند بدون اخذ مجوز کتبی از کارفرما، از انجام هرگونه افشا، انتقال، ارائه، بازگویی، نمایش، تکثیر یا انتشار اطلاعات محرمانه به اشخاص ثالث (اعم از حقیقی و حقوقی) خودداری نمایند؛ از جمله:
-
گفتگو درباره اطلاعات پروژه با افراد خارج از مجموعه کارفرما
-
انتشار در فضای مجازی و شبکه های اجتماعی
-
ارسال عکس، فیلم، صوت از محیط کارفرما یا اسناد و تجهیزات
-
ارائه جزئیات شیفت ها، نقاط ضعف، مسیر های تردد و اطلاعات امنیتی به هر شکل
-
عکس برداری و فیلم برداری
هرگونه عکس برداری، فیلم برداری، ضبط صدا یا تهیه تصویر از محیط، تجهیزات، اسناد، کارکنان یا مراجعین کارفرما بدون مجوز کتبی کارفرما ممنوع است. -
حفظ و استرداد اموال و اسناد
در صورت تحویل هرگونه کارت، کلید، فرم، دستورالعمل، لیست، گزارش یا تجهیزات مرتبط با پروژه، موسسه موظف است ضمن حفاظت کامل، در پایان همکاری یا بنا به درخواست کارفرما، تمامی موارد را فوراً مسترد نموده و از نگهداری نسخه کپی (فیزیکی یا دیجیتال) خودداری نماید. -
مدت تعهد محرمانگی
تعهدات محرمانگی موضوع این ماده از تاریخ امضای قرارداد لازمالاجرا بوده و علاوه بر مدت قرارداد، تا [مثلاً: ۵ سال] پس از اتمام یا فسخ قرارداد نیز معتبر و لازمالرعایه است. -
استثنا های قانونی
افشای اطلاعات صرفاً در مواردی مجاز است که:
-
اطلاعات به طور رسمی و قانونی عمومی شده باشد (بدون تقصیر موسسه یا نیرو ها).
-
ارائه اطلاعات به موجب حکم یا دستور مقام صالح قانونی الزامآور باشد؛ مشروط بر اینکه موسسه در اولین فرصت ممکن، کارفرما را از موضوع مطلع نماید (مگر منع قانونی وجود داشته باشد).
-
گزارش فوری رخداد محرمانگی
در صورت وقوع یا ظن به هرگونه نشت اطلاعات (از جمله مفقودی مدارک، انتشار ناخواسته تصویر، دسترسی غیرمجاز)، موسسه مکلف است حداکثر ظرف [مثلاً: ۲ ساعت] مراتب را به نماینده معرفیشده کارفرما اطلاع داده و اقدامات لازم برای کنترل و کاهش آسیب را انجام دهد. -
ضمانت اجرا و مسئولیت جبران خسارت
در صورت تخلف از مفاد این ماده توسط موسسه یا نیرو های معرفیشده، کارفرما حق دارد علاوه بر مطالبه کلیه خسارات مستقیم و غیرمستقیم وارده (حسب مورد با ارائه مستندات)، نسبت به فسخ قرارداد و جایگزینی نیرو اقدام نماید. این ماده مانع از پیگیری حقوقی و قضایی کارفرما در مراجع صالح نخواهد بود.
همچنین طرفین میتوانند بابت تخلف، وجه التزام مقرر نمایند: [مبلغ/فرمول وجه التزام].
۳ نکته اجرایی که بند NDA را واقعی و قابل اجرا میکند
-
پیوست محرمانگی برای هر نیرو
بهتر است علاوه بر قرارداد اصلی، یک فرم یک صفحهای «تعهدنامه محرمانگی» هم باشد که هر نگهبان امضا کند. -
تعریف «اطلاعات خیلی حساس»
مثل «رمز ها، کلید ها، اتاق سرور، مسیر انتقال پول و کالا». این ها را جداگانه در پیوست بنویسید. -
کانال رسمی ارتباط
در قرارداد مشخص کنید گزارش ها و مکاتبات فقط از طریق نماینده های معرفیشده آن هم از مسیر مشخص شده مثلا سیستم های داخلی شرکت یا موسسه (مثل سیستم یکپارچه یاس گارد) انجام شود، نه تماس های پراکنده.
جمعبندی
برای صاحبان کسبوکار، بند محرمانگی در نگهبانی یک «سپر پیشگیرانه» است. وقتی تعریف اطلاعات، ممنوعیت ها، مدت تعهد، گزارش دهی و ضمانت اجرا روشن باشد، هم امنیت اطلاعات حفظ میشود، هم اختلاف ها از ریشه خشک میشود.
امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد و توانسته باشید با بند محرمانگی در نگهبانی (NDA): متن آماده و کاربردی آشنا شده باشید.
ثبت دیدگاه
دیدگاهها
سلام خداقوت تشکر
از همراهی شما متشکریم