وقتی حادثه رخ میدهد (آتشسوزی، درگیری، سقوط)، دقایق اول هم برای کنترل موقعیت مهم است و هم برای ثبت دقیق واقعیت. ما در عملیات های نگهبانی و حراست، بار ها دیدهایم که یک گزارش استاندارد، هم روند پیگیری را کوتاه میکند، هم از سوء برداشت ها جلوگیری میکند و هم به مدیر ساختمان کمک میکند تصمیم درست بگیرد.
در این مقاله، یک قالب آماده گزارش حادثه و دو نمونه تکمیلشده (آتشسوزی و درگیری) آماده کردهایم تا دقیقاً بتوانید همان را در برج، مجتمع، کارخانه یا پروژهتان استفاده کنید. این قالب ها علاوه بر پلیسیار به درد سرپرست شیفت و حتی مدیر ساختمان هم میخورند.
نکته مهم: در حادثه های فوری، ابتدا ایمنی و تماس با امداد و پلیس در اولویت است؛ گزارش نویسی باید بعد از پایدار شدن شرایط انجام شود.
اصول طلایی گزارش نویسی که ما همیشه رعایت میکنیم
برای اینکه گزارش حادثه قابل استناد باشد، این ۷ اصل را خط قرمز میدانیم:
-
واقعیتمحور: حدس و گمان را جدا میکنیم (“مشاهده شد” یا “احتمالاً”).
-
زمانبندی دقیق: شروع حادثه، اقدامات، تماس ها، پایان حادثه.
-
۵W۱H: چه کسی، چه چیزی، کجا، کی، چرا (در حد مشاهده)، چگونه. (در اصول گزارش نویسی پارسی 3 چ و 3 ک کد این بخش است).
-
اقدامات انجامشده: دقیق و مرحله به مرحله.
-
اعلان ها: به چه کسانی اطلاع داده شد (مدیر یا حراست یا آتش نشانی یا پلیس یا اورژانس).
-
مدارک و شواهد: عکس، فیلم، شماره دوربین، شاهد، ثبت در دفتر نگهبانی.
-
بیطرفی: بدون قضاوت و بدون ادبیات تحریکآمیز.
جدول قالب گزارش حادثه (قابل کپی و استفاده)
این جدول، قالب اصلی است. بعد از آن، دو نمونه تکمیلشده هم گذاشتهایم.
| بخش های گزارش | اطلاعات یا متن نمونه (قالب) |
|---|---|
| عنوان گزارش | گزارش حادثه (نوع حادثه: آتشسوزی یا درگیری یا سقوط) |
| تاریخ و ساعت ثبت | تاریخ: …… و ساعت: …… |
| محل دقیق حادثه | نام ساختمان یا برج: …… و طبقه: …… و واحد یا نقطه: …… |
| گزارشدهنده | نام و سمت: پلیسیار یا سرپرست شیفت …… و شماره تماس داخلی یا کد گروه: …… |
| افراد حاضر در شیفت | ۱) …… ۲) …… ۳) …… |
| شرح کوتاه (۱ تا ۲ خط) | در ساعت …… در محل …… حادثه …… رخ داد و اقدامات ……. انجام شد. |
| شرح کامل حادثه (واقعیتمحور) | ۱) زمان مشاهده اولیه: …… ۲) وضعیت صحنه: …… ۳) افراد درگیر یا آسیبدیده: …… ۴) مشاهدات مستقیم: …… |
| اقدامات فوری انجام شده | ۱) ایمنسازی محدوده ۲) قطع برق یا گاز (در صورت نیاز) ۳) هدایت افراد به مسیر امن ۴) استفاده از تجهیزات اولیه (کپسول و جعبه کمک های اولیه) |
| تماس ها و اطلاع رسانی | تماس با: مدیر ساختمان …… / آتشنشانی …… / پلیس …… / اورژانس …… / زمان تماس: …… |
| خسارت و آسیب احتمالی | خسارت به اموال: …… / آسیب انسانی: …… / نیاز به پیگیری پزشکی: بله/خیر |
| شواهد و مستندات | دوربین: شماره یا لوکیشن …… و عکس یا ویدئو: موجود/ناموجود و شاهدان: …… |
| وضعیت نهایی و تحویل | حادثه در ساعت …… کنترل شد و تحویل به: …… و محل تحویل: …… |
| امضا و تایید | امضا گزارشدهنده: …… / تایید سرپرست: …… / مهر مدیریت (در صورت نیاز) |
نمونه تکمیلشده ۱: گزارش حادثه آتشسوزی (کوچک و کنترل شده)
| بخش گزارش | متن نمونه تکمیلشده |
|---|---|
| عنوان گزارش | گزارش حادثه آتشسوزی (کنترل شده) |
| تاریخ و ساعت ثبت گزارش | تاریخ: ۱۴۰۴/۱۱/۲۰ / ساعت ثبت: ۲۱:۵۵ |
| محل دقیق حادثه | برج آذرخش / طبقه ۳ / اتاق برق مشاعات |
| گزارشدهنده | پلیسیار شیفت شب: حسین راسخ / داخلی: ۱۰۳ و کد گروه: امداد ۳۶ |
| افراد حاضر در شیفت | شیفت تک نفره |
| شرح کوتاه | در ساعت ۲۱:۴۲ دود و بوی سوختگی از اتاق برق طبقه ۳ مشاهده شد؛ با ایمنزسازی و استفاده از کپسول پودر، حریق مهار شد. |
| شرح کامل حادثه | ساعت ۲۱:۴۲ هنگام گشت، دود کمرنگ از دریچه اتاق برق دیده شد. درب با احتیاط باز شد؛ شعله کوچک در نزدیکی کابل های ورودی مشاهده شد. افراد غیرمرتبط از محدوده دور شدند. تهویه محدود شد تا اکسیژن رسانی افزایش نیابد. سپس با استفاده از کپسول پودر نسبت به خاموش کردن آتشسوزی کوچک و قابل کنترل اقدام کردم همچنین جهت بررسی های بیشتر و ارزیابی حادثه با 125 تماس حاصل گردید. |
| اقدامات فوری انجامشده | ۱) اعلام هشدار به سرپرست ۲) قطع برق بخش مربوطه با هماهنگی مسئول تاسیسات ۳) استفاده از کپسول پودر ۶ کیلویی ۴) کنترل دمای محیط و جلوگیری از بازگشت شعله |
| تماسها و اطلاعرسانی | اطلاع به مدیر ساختمان ساعت ۲۱:۴۵ / تماس با آتشنشانی ساعت ۲۱:۴۶ / حضور مسئول تاسیسات ساعت ۲۱:۵۰ |
| خسارت و آسیب احتمالی | خسارت محدود به بخشی از روکش کابل و دودگرفتگی جزئی / آسیب انسانی: گزارش نشد |
| شواهد و مستندات | دوربین راهرو طبقه ۳: Camera-3F-Hall / عکس از محل: موجود / شاهد: مسئول تاسیسات و سرپرست |
| وضعیت نهایی و تحویل | ساعت ۲۱:۵۵ محل ایمن شد و تحویل مسئول تاسیسات گردید. دستور بررسی تخصصی اتصالات صادر شد. |
| پیشنهادات پیشگیرانه | ۱) سرویس دورهای اتاق برق ۲) نصب دتکتور دود در اتاق ۳) کنترل بار مصرفی و کابلها |
| امضا و تایید | امضا پلیسیار: حسین راسخ / تایید سرپرست: رضا محسنی |
نمونه تکمیلشده ۲: گزارش درگیری (مشاجره و درگیری فیزیکی)
| بخش گزارش | متن نمونه تکمیلشده |
|---|---|
| عنوان گزارش | گزارش حادثه درگیری (کنترل تنش و تفکیک افراد) |
| تاریخ و ساعت ثبت | تاریخ: ۱۴۰۴/۱۱/۲۰ / ساعت ثبت: ۱۸:۳۵ |
| محل دقیق حادثه | لابی برج آناهید / ورودی اصلی |
| گزارشدهنده | سرپرست شیفت: رضا علوی |
| افراد حاضر در شیفت | ۱) پلیس یار سوم حسین راسخ ۲) پلیس یار سوم علی حسینی |
| شرح کوتاه | ساعت ۱۸:۱۰ بین دو مراجعه کننده بر سر نوبت ورود مشاجره ایجاد شد؛ با مداخله کنترل شده، افراد تفکیک و تنش پایان یافت. |
| شرح کامل حادثه | ساعت ۱۸:۱۰ صدای مشاجره در گیت ورودی شنیده شد. دو نفر (آقا حدوداً ۳۰–۳۵ سال و آقا حدوداً ۴۰–۴۵ سال) با هویت هایی نامعلوم (عدم همکاری در ارائه مشخصات) بر سر ورود و نوبت بحث داشتند. یکی از افراد تلاش برای نزدیک شدن فیزیکی داشت. هیچ سلاح سرد یا گرمی مشاهده نشد. با مداخله سریع و به موقع پلیس یار سوم علی حسینی و با صحبت کردن اقدام به آرامسازی اوضاع نموده و مورد برطرف گردید. |
| اقدامات فوری انجامشده | ۱) حفظ فاصله امن و قرار گرفتن بین دو نفر با رعایت ایمنی ۲) تفکیک افراد به دو سمت لابی ۳) درخواست آرامش و اعلام قوانین ورود ۴) توجیه افراد در صورت ادامه تنش، آماده تماس با پلیس و نیروی پشتیبانی یاس گارد |
| تماسها و اطلاعرسانی | اطلاع به مدیر ساختمان ساعت ۱۸:۱۲ / در صورت تداوم، تماس با پلیس و نیروی پشتیبانی یاس گارد در دستور کار بود (نیاز نشد) |
| خسارت و آسیب احتمالی | خسارت: گزارش نشد / آسیب انسانی: خراش سطحی گزارش نشد (ادعایی مطرح نشد) |
| شواهد و مستندات | دوربین لابی: Camera-Lobby-1 / شاهد: اپراتور پذیرش و پلیس یار گیت |
| وضعیت نهایی و تحویل | ساعت ۱۸:۲۰ تنش پایان یافت؛ ورود مطابق مقررات انجام شد؛ تذکر رسمی ثبت گردید. |
| پیشنهادات پیشگیرانه | ۱) نصب تابلو «نوبت ورود» ۲) ایجاد مسیر صف ۳) آموزش کوتاه مدیریت تنش به پرسنل |
| امضا و تایید | امضا سرپرست: رضا علوی / تایید مدیریت: مدیر برج علی رضایی |
یک جمعبندی کوتاه برای مدیران ساختمان و برجها
اگر مدیریت برج یا مجتمع را بر عهده دارید، داشتن فرم گزارش حادثه یعنی حادثه ها «قابل پیگیری» میشوند، نه صرفاً «قابل گفتوگو». ما معمولاً پیشنهاد میکنیم همین دو نمونه را به عنوان الگو، در دفتر حراست چاپ و آماده نگه دارید (البته با استفاده از خدمات یاس گارد تمام این موارد الکترونیکی خواهد بود) تا در بحران، گزارش نویسی زمانبر نشود.
و اگر نیاز دارید ساختار نگهبانی، آموزش گزارشنویسی، گشتزنی، کنترل ورود و خروج و مدیریت بحران در مجموعه تان یکپارچه و استاندارد اجرا شود، مسیرش روشن است: سفارش خدمت از یاس گارد را ثبت کنید تا تیم عملیاتی متناسب با ریسک و نیاز ساختمانتان مستقر شود با برنامه شیفت، چکلیست ها و فرم های آماده گزارش.
ثبت دیدگاه
دیدگاهها
بسیار عالی 👍
از همراهی شما متشکریم
باسلام خدمت شما
تمام این مطالب بسیار خوب و آموزنده هست ممنونم از اینکه وقت میزاید جهت آموزش و آگاهی همکاران
چون گزارش نویسی خیلی مهمه و تکنیک خاص خودشو داره باید تکرار و تمرین داشت و باید با حفظ آرامش و دقیق گزارش را نوشت
از همراهی شما متشکریم
سلام خدا قوت خیلی استفاده نمودم ممنون
از همراهی شما متشکریم
باسلام چون گزارش اول مهمه که اول رویداد از کجا بوده گزارش مامور نسبت به آن تنظیم میشود چون مستند اول حساب میشود وآن پیش آگاهی برای مامور میباشد
این آموزشها وآگاهی ها جهت رشد و تعالی پلیس یاران میباشد
از همراهی شما متشکریم